为了进一步规范我校举办国际会议的相关事项,根据上级有关精神及我校相关队定,特制订本办法。

   

  第一条、定义

  国际会议是指在我国境内(不含港、澳、台地区)以我校名义举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

  第二条、举办国际会议应具备的条件

  一、筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础,国际国内有一定的影响;

  二、会议主题要符合我国改革开放、教育和科研发展的需要;

  三、凡属研讨性的国际会议,筹备部门应能组织一定数量和质量的学术论文;

  四、筹备国际会议的部门应与学校有关部门共同筹划国际会议,妥善安排会

  议场所、食宿、交通及安全等工作;

  五、会议经费有保证。

  第三条、举办国际会议申报程序

  一、筹备国际会议的学院部门应提前5个月,就会议的背景、主题、内容、目的、规模、日期、经费来源、会务安排、与会者人员名单等提出报告。报告须由申办部门领导签署意见,经科研处审批后,再交国际交流处审批。

  二、送审报告经校国际交流处审核并报请校领导批准后,由国际交流处行文上报上级部门。

  三、举办国际会议的申请得到批准后,由国际交流处通知申办部门、校办、科研处。申办部门得到通知后,应提前3个月准备国外代表和台湾代表相关资料,并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。

  四、学校校长办公室协调各个相关部门筹备会议,国际交流处寄发重要外宾的邀请信,办理国外代表入境手续,将有关台湾代表材料交台湾事务办公室报请市台办。若市台办不同意有关台湾代表参加会议,申办部门应婉言谢绝台湾代表参加。

  五、由学校承办的国际会议应提前一个月向主管校长汇报会议筹备情况,由部门承办的国际会议应提前两周向国际交流处汇报会议筹备情况。会议一般不邀请市领导和驻沪领事馆人员参加,若会议期间必须拟请上海市领导或驻沪领事人员参加,应提前三周报国际交流处,由国际交流处出面邀请。若拟请学校有关领导参加会议,应提前两周报校办审批,由校办将审批结果通知国际交流处,国际交流处再通知申办单位。

  六、国际会议举行完毕以后,申办单位写出书面总结、英语报道,并及照片等影像资料一起交国际交流处。

  第四条、举办国际会议应该注意的有关问题

  一、举办国际会议要从实际出发,从严掌握,积极举办对提高我校国际知名度和促进我校教学和科研的发展有重大意义的国际会议。申办(承办)国际会议的外方人数在100人以上或会议总人数在400人以上的一般性国际会议,以及外方人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业性或学术性国际会议,应根据外交部意见,报市委外事外宣工作领导小组或市政府审批,必要时上报中央外事工作领导小组或国务院审批。会议的规模适度,应本着以我为主,为我所用,精心组织,讲求实效的精神努力办好国际会议。

  二、举办国际会议都要从政治上权衡利弊。凡涉及我国核心利益、重大敏感问题和重大国际问题的国际会议,拟邀请非建交国家人士,有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,须严格按报批程序申报。未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺在上海金融学院举办国际会议。对方提议协办或联合主办的国际会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以回绝。

  三、举办国际会议的申请批准之前,举办国际会议的单位可以以适当方式同外方交换意见,了解对方意向,但不得达成正式书面协议。有关单位未经归口管理部门的认可、同意或授权,不得自行与他国机构或国际组织联系筹划举办国际会议,不得擅自向外方承诺轮流在两国举办国际会议;一般也不得接受外方设立会议常设机构的要求,如有必要,另案批准。

  四、与会外国人应在境外办妥来华入境手续,国际交流处应适时地凭批准举办会议的批复件与市外办、市教委落实与会外国人来华签证手续。

  五、举办会议的申请得到批准后,举办单位要组织力量对与会代表送交的论文精心认真审核,如发现论文内容有政治性错误应及时交涉,表明我方立场观点,要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。

  六、会议期间,我方与会代表要坚持内外有别的原则,严格遵守《涉密人员对外科技交流保密守则》,不得携带秘密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均符合可以公开的口径,不得泄露秘密。

  七、举办国际会议应厉行节约,严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,严格控制会议的住宿档次并按照国际惯例不配备生活用品,不发会议纪念品,不赠送礼品,不组织公款游览、参观。会议用餐以自助餐为主,可安排一次冷餐宴请,不再另外安排迎送宴请。不得以盈利为目的。

  八、举办国际会议如需媒体报道,应在申报内容中一并报批。

  第五条 本管理办法自发布之日起实施。